Kāpēc e-rēķinu iesniegšana VID ir aktuāla arī bez grāmatveža

Uzņēmuma ikdienas darbībā rēķinu izrakstīšana un iesniegšana Valsts ieņēmumu dienestam (VID) nav tikai grāmatveža tehnisks uzdevums – tā ir uzņēmuma likumiska atbildība. Praksē tas kļūst īpaši aktuāli situācijās, kad grāmatvedis atrodas atvaļinājumā, ir saslimis vai ārpakalpojuma grāmatvedis konkrētajā brīdī nav pieejams. E-rēķinu aprites prasības neapstājas līdz ar cilvēkresursu prombūtni, un termiņu neievērošana var radīt riskus uzņēmumam.

No 2026. gada strukturētu e-rēķinu iesniegšana VID ir būtiska finanšu uzskaites sastāvdaļa, un e-rēķini VID jāiesniedz ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc to nosūtīšanas darījuma partnerim. Tas nozīmē, ka pat īslaicīga grāmatveža prombūtne var sakrist ar periodu, kurā uzņēmumam ir jāizraksta un jāiesniedz vairāki rēķini.

Svarīgi saprast, ka:

• VID vērtē rezultātu, nevis to, kurš uzņēmumā tehniski nospiedis pogu “Nosūtīt”;
• par e-rēķinu savlaicīgu iesniegšanu atbild uzņēmums, nevis konkrēta fiziska persona;
• mūsdienu e-rēķinu sistēma paredz vairākus iesniegšanas kanālus, kas ļauj uzņēmumam rīkoties elastīgi arī bez grāmatveža iesaistes.

Kas ir strukturēts e-rēķins

Strukturēts e-rēķins nav vienkārši rēķins, kas sagatavots datorā vai nosūtīts PDF formātā pa e-pastu. Normatīvo aktu izpratnē tas ir elektronisks dokuments ar stingri noteiktu datu struktūru, kas paredzēts automātiskai apstrādei informācijas sistēmās. Šāds rēķins tiek veidots mašīnlasāmā formātā, visbiežāk PEPPOL XML, un tajā ietvertā informācija nav tikai vizuāli attēlojama cilvēkam, bet arī tehniski interpretējama sistēmām bez manuālas iejaukšanās.

Ikdienas uzņēmējdarbībā bieži sastopams maldīgs priekšstats, ka PDF rēķins jau ir e-rēķins. Lai gan PDF fails ir elektronisks dokuments, tas neatbilst strukturēta e-rēķina prasībām, jo tajā esošie dati nav strukturēti tā, lai tos varētu automātiski nolasīt un nodot tālāk, piemēram, Valsts ieņēmumu dienestam. Tieši šī atšķirība ir būtiska, jo VID sistēmas ir paredzētas darbam ar strukturētiem datiem, nevis ar vizuāliem dokumentiem.

Strukturēta e-rēķina ieviešanas mērķis ir padarīt rēķinu apriti drošāku, caurspīdīgāku un mazāk atkarīgu no manuāla darba. Automātiska datu apmaiņa samazina kļūdu risku, paātrina uzskaiti un ļauj VID efektīvāk analizēt darījumus. No uzņēmuma skatpunkta tas nozīmē arī mazāk labojumu, mazāk koriģējošu rēķinu un mazāku risku nonākt situācijā, kurā rēķins ir izrakstīts, bet nav korekti iesniegts VID noteiktajā termiņā.

Situācijās, kad grāmatvedis ir atvaļinājumā, strukturēta e-rēķina izpratne kļūst īpaši svarīga. Uzņēmuma vadītājs vai pilnvarota persona var izrakstīt rēķinu, taču, ja tas netiek sagatavots strukturētā formātā vai nodots caur atbilstošu kanālu, VID to nesaņems. Tas savukārt var radīt iespaidu, ka uzņēmums nav izpildījis savas saistības, pat ja darījums faktiski ir noticis.

Tāpēc strukturēts e-rēķins nav tikai tehniska nianse vai grāmatvedības formalitāte. Tas ir pamats tam, lai uzņēmums arī bez grāmatveža ikdienas klātbūtnes varētu turpināt darbu atbilstoši VID prasībām, izvairoties no termiņu kavējumiem un liekiem riskiem.

Kam ir pienākums iesniegt e-rēķinus VID

E-rēķinu iesniegšanas pienākums VID bieži tiek uztverts kā grāmatveža atbildība, tomēr juridiski tas vienmēr ir uzņēmuma pienākums. Neatkarīgi no tā, vai uzņēmumā ir algots grāmatvedis, ārpakalpojuma sniedzējs vai grāmatvedis konkrētajā brīdī atrodas atvaļinājumā, VID interesē fakts, vai e-rēķini ir iesniegti korekti un noteiktajā termiņā.

Praksē tas nozīmē, ka par e-rēķinu iesniegšanu VID atbild uzņēmums kā nodokļu maksātājs, nevis konkrēta fiziska persona. Ja rēķins ir izrakstīts, tas ir arī jāiesniedz VID, pat ja uzņēmumā uz laiku nav pieejams cilvēks, kurš parasti veic šo darbību. Šī iemesla dēļ uzņēmuma vadītājam ir svarīgi apzināties, ka grāmatveža prombūtne neatceļ normatīvajos aktos noteiktos pienākumus.

VID ir noteicis arī skaidru termiņu, kurā strukturēts e-rēķins ir jāiesniedz – ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc tā nosūtīšanas darījuma partnerim. Termiņš nav saistīts ar rēķina apmaksu vai grāmatvedības perioda slēgšanu, bet gan ar faktu, ka rēķins ir izrakstīts un nosūtīts. Tas nozīmē, ka pat dažu dienu kavējums var radīt situāciju, kurā uzņēmums formāli nav izpildījis savas saistības pret VID

Svarīgi arī saprast, ka e-rēķins VID ir jāiesniedz vienu reizi, neatkarīgi no tā, kāds piegādes kanāls tiek izmantots. Ja uzņēmums izmanto risinājumu, kur e-rēķins VID nonāk automātiski, piemēram, caur oficiālo elektronisko adresi vai grāmatvedības sistēmu ar integrāciju, papildu darbības nav nepieciešamas. Taču gadījumos, kad rēķins tiek sagatavots un nosūtīts citā veidā, uzņēmumam pašam ir jānodrošina, ka dati VID tiek nodoti atbilstoši prasībām.

No praktiskā viedokļa tas nozīmē, ka uzņēmumam jau iepriekš būtu jāparedz, kā rīkoties situācijās, kad grāmatvedis nav pieejams. Ja šāda plāna nav, pat īslaicīga prombūtne var radīt risku nokavēt e-rēķinu iesniegšanas termiņus. Tieši tāpēc nākamajās sadaļās tiks apskatīti dažādi e-rēķinu iesniegšanas kanāli un risinājumi, kas ļauj uzņēmumam izpildīt VID prasības arī bez grāmatveža ikdienas iesaistes.

E-rēķinu piegādes un iesniegšanas kanāli

E-rēķinu piegādes un iesniegšanas kanāli nosaka to, kā strukturēts e-rēķins no uzņēmuma nonāk pie darījuma partnera un vienlaikus arī Valsts ieņēmumu dienestā. Tieši šī sadaļa ir īpaši svarīga situācijās, kad grāmatvedis ir atvaļinājumā, jo no izvēlētā kanāla ir atkarīgs, vai e-rēķinu iespējams iesniegt VID automātiski vai arī uzņēmumam būs jāveic papildu darbības.

Latvijā e-rēķinu aprite ir veidota tā, lai uzņēmumi varētu vienoties ar saviem darījuma partneriem par savstarpēji izmantojamo piegādes kanālu, savukārt VID nodrošina risinājumu e-rēķinu datu saņemšanai un apstrādei. Būtiski ir tas, ka e-rēķins VID ir jāiesniedz tikai vienu reizi, neatkarīgi no tā, cik sistēmas ir iesaistītas rēķina nosūtīšanas procesā, un tas ir jādara ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc rēķina nosūtīšanas dienas

Viens no vienkāršākajiem risinājumiem ir oficiālās elektroniskās adreses jeb e-adreses izmantošana. Šajā gadījumā uzņēmums nosūta strukturētu e-rēķinu darījuma partnerim caur valsts pārvaldes pakalpojumu portālu Latvija.gov.lv, un sistēma automātiski nodrošina e-rēķina ziņojuma kopijas nodošanu VID. No uzņēmuma skatpunkta tas ir ērti, jo nav jāveic atsevišķa e-rēķina augšupielāde vai manuāla iesniegšana VID, kas ir būtiska priekšrocība situācijās, kad grāmatvedis nav pieejams.

Otrs izplatīts kanāls ir licencētu grāmatvedības vai e-rēķinu pakalpojumu sniedzēju risinājumi. Šādos gadījumos rēķins tiek sagatavots grāmatvedības sistēmā vai specializētā platformā, kas nodrošina gan rēķina nosūtīšanu darījuma partnerim, gan e-rēķina datu iesniegšanu VID, izmantojot sistēmu integrāciju ar VID API. Šis risinājums parasti ir automatizēts, taču tā darbība ir atkarīga no tā, vai piekļuve sistēmai ir pieejama arī uzņēmuma vadītājam vai citai pilnvarotai personai grāmatveža prombūtnes laikā.

Pastāv arī situācijas, kurās uzņēmumi izmanto citus piegādes kanālus, piemēram, tiešu sistēmu integrāciju starp uzņēmumiem vai e-rēķinu sagatavošanu platformās, kas ļauj izveidot strukturētu e-rēķinu XML formātā un nosūtīt to darījuma partnerim, piemēram, pa e-pastu. Šādos gadījumos īpaši svarīgi ir atcerēties, ka rēķina nosūtīšana partnerim automātiski nenozīmē tā iesniegšanu VID. Ja izmantotais kanāls nenodrošina automātisku datu nodošanu VID, uzņēmumam pašam ir jāparūpējas par e-rēķina iesniegšanu, piemēram, augšupielādējot XML failu vai izmantojot citu VID paredzētu risinājumu.

No praktiskā viedokļa e-rēķinu piegādes un iesniegšanas kanāla izvēle nav tikai tehnisks jautājums. Tā ietekmē uzņēmuma spēju nodrošināt nepārtrauktu darbību arī neparedzētās situācijās. Jo vienkāršāks un automatizētāks ir izvēlētais kanāls, jo mazāks ir risks, ka grāmatveža atvaļinājuma laikā e-rēķinu iesniegšana VID tiks aizmirsta vai atlikta, radot uzņēmumam liekus sarežģījumus.

E-rēķina iesniegšana VID bez grāmatveža

Situācijās, kad grāmatvedis ir atvaļinājumā vai īslaicīgi nav pieejams, e-rēķina iesniegšana VID nekļūst mazāk obligāta, taču mainās praktiskais izpildes modelis. Šādos gadījumos uzņēmumam ir jāspēj nodrošināt, ka strukturēts e-rēķins tiek ne tikai izrakstīts un nosūtīts darījuma partnerim, bet arī korekti nodots VID noteiktajā termiņā.

Svarīgākais ir saprast, ka grāmatvedis nav vienīgā persona, kura var veikt e-rēķina iesniegšanu. Ja uzņēmumā ir sakārtoti piekļuves un pilnvarojumi, šo darbību var veikt uzņēmuma vadītājs vai cita pilnvarota persona. VID skatījumā nav būtiski, kurš fiziski veic iesniegšanu, ja vien uzņēmums izpilda savas saistības savlaicīgi un pareizi

Praksē e-rēķina iesniegšana bez grāmatveža visbiežāk notiek vienā no diviem veidiem. Pirmajā gadījumā uzņēmums izmanto risinājumu, kur e-rēķins VID tiek nodots automātiski, piemēram, caur oficiālo elektronisko adresi vai e-rēķinu platformu ar integrāciju. Šādā situācijā galvenais uzdevums ir nodrošināt, lai rēķins būtu sagatavots strukturētā formātā un nosūtīts caur pareizo kanālu, jo papildu darbības VID virzienā nav nepieciešamas.

Otrajā gadījumā uzņēmums izmanto risinājumu, kur e-rēķins tiek nosūtīts darījuma partnerim, bet VID to automātiski nesaņem. Tad uzņēmumam pašam ir jāveic papildu solis – jānodrošina e-rēķina datu iesniegšana VID, piemēram, augšupielādējot strukturēta e-rēķina XML failu vai izmantojot citu VID paredzētu iesniegšanas iespēju. Šī situācija prasa lielāku uzmanību, jo tieši šeit visbiežāk rodas kļūdas vai termiņu kavējumi, īpaši, ja grāmatveža prombūtne nav bijusi iepriekš plānota.

No riska vadības viedokļa būtiski ir arī tas, lai uzņēmums jau iepriekš būtu pārbaudījis, vai nepieciešamās piekļuves darbojas. Ja pieeja sistēmām ir tikai grāmatvedim, tad viņa atvaļinājuma laikā uzņēmums faktiski zaudē iespēju pildīt normatīvos pienākumus. Tāpēc drošākais risinājums ir nodrošināt, ka vismaz viena atbildīgā persona uzņēmumā var piekļūt e-rēķinu sagatavošanas un nosūtīšanas risinājumiem.

E-rēķina iesniegšana VID bez grāmatveža nav sarežģīts process, ja uzņēmums ir laikus sagatavojies. Tā kļūst problemātiska tikai tad, ja e-rēķinu aprite pilnībā balstās uz vienas personas klātbūtni. Tieši tāpēc nākamajās sadaļās tiks aplūkoti konkrēti praktiski risinājumi, kas ļauj uzņēmumam saglabāt kontroli pār e-rēķinu iesniegšanu arī grāmatveža prombūtnes laikā.